Рис. 3. Общие принципы автоматизированной системы на базе “OMEGAplus: Бюджетирование и Казначейство” для Microsoft Dynamics AX

Трехуровневый подход к планированию

План является точкой отсчета в любой системе бюджетирования. Решение “OMEGAplus: Бюджетирование и Казначейство” позволяет реализовать трехуровневую цепочку планирования:

• уровень планирования (графиков, объемов поставки, затрат и пр.). Плановые данные в систему вносит менеджер, ответственный за соответствующее направление расходов. При составлении плана он указывает, по какому ресурсу ведется планирование и какой центр финансовой ответственности (ЦФО) будет оплачивать расходы. После согласования с куратором бизнес-направления план утверждается заместителем генерального директора и бюджетным комитетом предприятия. Наряду с планами по направлениям расходов в целом по предприятию составляются планы расходов по объектам;
• уровень согласования планов. Менеджеры более высокого звена консолидируют планы по всем видам закупок с исполнителями;
• уровень анализа планов. Ответственные за направления кураторы изучают все планы в разрезе направлений расходов или ЦФО и анализируют их исходя из стратегических целей предприятия. Информация по направлениям расходов и ЦФО анализируется через бюджеты, при этом предусмотрена возможность расшифровывать, на основе каких планов они составлены. Поле «Направление расходов» заполняет финансовая служба, которая в соответствии с организационным регламентом координирует работу менеджеров, составляющих планы.

Такой трехуровневый подход с заложенными разветвленными аналитиками позволяет получать ответы на все вопросы, связанные с формированием общего бюджета предприятия, бюджетов по объектам и бюджетов по направлениям расходов и ЦФО.

Управление договорами: работа в связке

В системе бюджетирования на основе решения “OMEGAplus: Бюджетирование и Казначейство”  управление договорами связано с уже проведенным планированием и утверждением бюджета. Все заключенные договоры соответствуют определенным планам. Абстрактный договор, не связанный с утвержденным планом, в системе сформировать нельзя.

При регистрации договора в “OMEGAplus:Бюджетирование и Казначейство” система присваивает ему учетный номер и заносит в библиотеку договоров предприятия. Регистрируя договор, ответственный менеджер обязан «привязать» его к утвержденному плану расходов. Если с одним планом связаны несколько договоров, то любой следующий заключенный договор должен быть проверен, не превышает ли сумма по нему запланированную с учетом предыдущих договоров.

В регламентах бюджетирования определены исполнители и ответственные по каждому договору, а также кураторы по направлениям расходов. Заключением и ведением договоров занимается не юридическая служба, а сотрудник, который планирует соответствующее направление. Руководитель более высокого звена оперативно через систему отслеживает, как планы обеспечиваются заключенными договорами.

Контроль оплат и поступлений

Для контроля над расходами в решении OmegaPlus выстроен четкий алгоритм формирования заявок на оплату (включая зачеты, соглашения, вексели и пр.). Заявку можно сформировать только из зарегистрированного в системе договора, который введен на основании плана. Наличие заявки сигнализирует бухгалтеру: средства выделены в соответствии с утвержденным в компании планом расходов.

“OMEGAplus: Бюджетирование и Казначейство” обеспечивает жесткую взаимосвязь между действиями всех пользователей, при этом каждый из них, работая в общей системе, полностью отвечает за свой участок:

• менеджер, который формирует заявку, – за то, что она сформирована по существующему плану и должна быть оплачена в соответствии с условиями конкретного договора;
• исполнитель по договору – за то, что поставка по заявке выполнена;
• финансист – за то, что фактический платеж по заявке соответствует указанной в договоре сумме и не превышает запланированный лимит оплаты.

На основе данной системы коллективной обработки информации для контроля оплат и поступлений формируется платежный календарь (рис. 4). Платежи осуществляются на основании заявок на оплату, имеющих ссылку на строки плана и договор.

Система статусов по заявке («Создана», «Утверждена», «Поступила в оплату», «Оплачена») позволяет сотрудникам соответствующих подразделений комбината в любое время узнавать о текущем состоянии своих заявок на оплату, а финансистам – в режиме онлайн контролировать этапы прохождения платежа. После присвоения заявке статуса «Оплачена» в OMEGAplus: Бюджетирование и Казначейство” фиксируются фактические показатели по плану, а в бюджете – по направлению расходов или ЦФО.

Таким образом, на базе решения OMEGAplus: Бюджетирование и Казначейство” на предприятии создается единая система коллективной обработки информации для формирования бюджетов, управления финансовыми потоками, повышения их прозрачности, оперативного контроля и анализа плановых и фактических отклонений в режиме реального времени, что позволяет незамедлительно реагировать на рыночные изменения и результативно работать в изменяющихся условиях.

Вверх

Решение органично сочетается:

• со стандартным функционалом Microsoft Dynamics AX (управленческий, бухгалтерский, налоговый учет,
  управление производством, логистикой, BSC, CRM и т.д.);
  
• с другими решениями ОМЕГА – ПЛЮС (OMEGAplus Development, производственной системой AV3,
  OMEGAplus: УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ);
  
• с внешними системами (бухгалтерскими программами, системами документооборота, CRM, HR-системами и т.д.);
  
• может быть дополнено инструментами анализа – OLAP.